iStock_000020813866_Small

Umowa wdrożeniowa to nie lada wyzwanie

Dodano: Czerwiec 7, 2017 Kategoria: Prawo autorskie, Umowy Autor: Marta Kwiatkowska-Cylke

Obserwując procesy wdrożenia projektów informatycznych często zastanawiam się, co jest trudniejsze – strona techniczna przedsięwzięcia, czy prawidłowe odwzorowanie ustaleń poczynionych przez strony w treści umowy wdrożeniowej. Mając na uwadze fakt, iż prawidłowo przygotowana umowa pozwoli uniknąć wielu problemów praktycznych i prawnych na etapie implementacji projektu, warto poświęcić czas na stworzenie umowy, która kompleksowo ureguluje wszystkie elementy relacji stron.

Co można znaleźć w umowie wdrożeniowej?
W zależności od ustaleń pomiędzy stronami umowa wdrożeniowa może zawierać postanowienia charakterystyczne dla:
1. umowy o dzieło – w zakresie stworzenia i wdrożenia oprogramowania,
2. umowy o świadczenie usług – w zakresie usług utrzymania lub rozwoju, szkolenia pracowników zamawiającego,
3. umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych albo umowy licencyjnej
4. umowy sprzedaży – gdy umowa dotyczy także dostarczenia sprzętu komputerowego,
5. umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych – gdy wykonawca będzie miał dostęp do takich danych przetwarzanych przez zlecającego.

Od czego zacząć?
Przede wszystkim należy precyzyjnie określić przedmiot umowy wdrożeniowej, w szczególności parametry zamawianego oprogramowania. Jeśli zapisy w tym zakresie będą nieprecyzyjne wówczas zamawiający może dostać coś, co nie spełnia jego wymagań, albo wykonawca może być zmuszony do prac, których nie przewidywał przystępując do projektu.

Etap analizy przedmiotu umowy
Na potrzeby projektów, w których nie jest możliwe określenie precyzyjne przedmiotu świadczenia, lub istnieje duże ryzyko konieczności wprowadzenia bieżących zmian w przedmiocie zamówienia, warto uregulować kwestię opracowania analizy w celu uszczegółowienie przedmiotu umowy oraz opisania sposobu jej realizacji.

Wykonawca, działając zgodnie z najlepszą wiedzą, powinien zweryfikować i przedstawić zamawiającemu optymalne działania zmierzające do zapewnienia wykonania umowy i osiągnięcia jej celów, a także zaproponować modyfikację wymagań Zamawiającego, jeśli nie mają uzasadnienia ekonomicznego, funkcjonalnego lub informatycznego. Na wypadek, gdyby wyniki analizy wskazywały, że koszty, zakres zmian, lub terminy wykonania umowy w zmienionym kształcie nie mogą być zaakceptowane przez strony, warto uregulować w umowie warunki odstąpienia od umowy.

Warto pamiętać o formie pisemnej
Wydawałoby się, że uwaga trywialna, ale mimo wszystko warta rozwinięcia. W umowie wdrożeniowej należy uregulować kwestie praw autorskich. Dla umów regulujących nabycie praw autorskich majątkowych lub umów licencji wyłącznej na korzystanie z oprogramowania ustawa przewiduję wymóg zachowania formy pisemnej. Niezachowanie formy pisemnej prowadzi do nieważności umowy w tej części i sporych kłopotów.

Na prawidłowym uregulowaniu kwestii związanych z korzystaniem z własności intelektualnej powinno zależeć przede wszystkim zamawiającemu. Skoro celem zawartej umowy powinno być zapewnienie zamawiającemu możliwości korzystania z oprogramowania w sposób i w celu opisanym w umowie, to musi on zadbać, aby pola eksploatacji określone w umowie odpowiadały jego potrzebom. Z uwagi na uprzywilejowanie twórcy w przepisach ustawy o prawach autorskich i pokrewnych, w przypadku błędnych zapisów, to zleceniodawca będzie ponosił konsekwencje finansowe korzystania z oprogramowania z naruszeniem prawa autorskiego.

Powierzenie danych osobowych
Jeśli w czasie przygotowywania lub wdrażania przedmiotu umowy wykonawca będzie miał dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez zlecającego – konieczne jest uregulowanie kwestii powierzenia danych osobowych wykonawcy. Kwestia istotna, ale niestety często pomijana przy konstruowaniu umów.

To nie koniec …
Poruszone powyżej problemy stanowią jedynie wycinek zagadnień związanych przygotowaniem umowy wdrożeniowej. Jeśli do poruszonych aspektów dodamy postanowienia zabezpieczające interesy stron transakcji (kary umowne, zabezpieczenia, depozyty, poufność, regulacje odstąpienia od umowy, gwarancje), precyzujące ich obowiązki w czasie realizacji umowy (zakres obowiązków zlecającego, procedury odbioru, procedury zarządzania zmianą) oraz kwestie biznesowe (wynagrodzenie, rabaty, terminy płatności), to przestanie dziwić, że kontrakty wdrożeniowe wraz z załącznikami przybierają często formę „opasłych tomów”.

Czy warto korzystać z gotowców?
Trzeba pamiętać, że projekty IT istotnie różnią się między sobą, a dodatkowo różne są oczekiwania zamawiających i stany faktyczne, w jakich następuje wdrożenie produktu. Opracowanie docelowej umowy wymaga każdorazowo ścisłej współpracy działów prawnych i informatycznych, w celu opracowania założeń i struktury umowy. Gotowe projekty umów, szczególnie te dostępne w sieci – niedopasowane do potrzeb stron – mogą przynieść tylko problemy.

Masz pytania dotyczące tematu artykułu? Skontaktuj się z autorem.

marta-kwiatkowska

Marta Kwiatkowska-Cylke
Adwokat
marta.kwiatkowska@lubasziwspolnicy.pl

Wykonanie Agencja Interaktywna Czarny Kod www.czarnykod.pl

Copyright by Lubasz i Wspólnicy

NULL

Używamy cookies i podobnych technologii. Uzyskujemy do nich dostęp w celach statystycznych i zapewnienia prawidłowego działania strony. Możesz określić w przeglądarce warunki przechowywania cookies i dostępu do nich. Więcej